HAKIKAT PRODUKSI
Hakikat produksi adalah perubahan waktu, tempat, bentuk,
pemilihan, daya guna. Berikut proses produksi :
Input : SDM, Bahan Baku, Fasilitas, Dana, Lingkungan.
A.
Proses
Produksi
Adalah, metode/teknik yg digunakan
dlm kegiatan menciptakan/menambah daya guna barang melalui pemanfaatan brbgai
sumber yg tersedia.
B. Jenis Proses Produksi
a.
Proses Produksi Continuss (Berjalan, Terus
Menerus)
b.
Proses Produksi Internetenn (Berjalan,
Terputus-putus)
Perbedaan
a.
Jenis barang yg diproduksi, Pokok/Tidak
b.
Tujuan produksi barang,
c.
Kontinuitas proses produksi
d.
Waktu yg digunakan
C. Sifat-Sifat
a.
Produksi Continuss
i.
Peralatan disusun berdasar urutan pengerjaan
produk
ii.
Produk dihasilkan dlm jumlah besar
iii.
Mesin bersifat khusus dan otomatis
iv.
Cz mesin otomatis bila mesin rusak dpat
menggangu pekerjaan serta dibutuhkan teknisi yang khusu
v.
Peralatan yg digunkan bersifat fix
vi.
Variasi produk yang dihasilkan
b.
Produksi Internetenn
i.
Lay Out by Produk
ii.
Produksi yg dihasilkan produksi massa
iii.
Mesin bersifat umum
iv.
Operatos mesin harus mempunyai skill
v.
Pengawasan lebih sulit, cz variasi produk yg
besar
vi.
Persediaan bahan baku yg tinggi
vii.
Peralatan handling bukan bersifat fleksibel
viii.
Rung gerak yg besar diperlukan untuk pemindahan
bulak-balik barang.
D.
Kelebihan
dan Kekurangan
a.
Produksi Continuss
(Kelebihan)
i.
Biaya produksi rendah
ii.
Penggunaan mesin otomatis
iii.
Biaya pemindahan bahan di pabrik lebih murah
(Kekurangan)
i.
Kesulitan dlm merespon permintaan produksi dri
perusahaan
ii.
Trdapat kemungkinan kerawanan proses produksi
b.
Produksi Internetenn
(Kelebihan)
i.
Bersifat fleksibel
ii.
Mesin yg digunakan umum
iii.
Jalannya proses produksi tdk mudah terganggu
(Kekurangan)
i.
Penataan alur dan waktu sulit dilakukan sehingga
menyulitkan pengawasan
ii.
Investasi dlm penyediaan bahan mentah besar
iii.
Biaya tenaga kerja besar.
PENJADWALAN & PEMBEBENAN OPERASI
A. Metode
dlm pengendalian operasi
a.
Material Requitment Planning (MRP)
b.
Manufacturing resource planing (MRP II)
c.
Just In Time (JIT)
d.
Optimized Product Technology (OPT)
B. Penjadwalan
Operasi
Memberi gambaran
tentang waktu & jenis kegiatan yg ditempuh. Yg harus diperhaikan :
a.
Jenis tugas
b.
Syarat yg diporlukan
c.
Perkiraan permintaan produk
d.
Lama waktu pelaksanaan tugas
Kesulitan yg
lazim dihadapi :
a.
Identifikasi tujuan pelanggara jadwal kerja
b.
Adanya jenis dan jumlah serta urutan pekerjaan
Solusi :
a.
Kurangi variasi produk
b.
Kurangi jumlah variasi konsumen
c.
Mengadakan sub kontrak
d.
Minimalkan unit produksi pihak lain
e.
Disiplin kerja
f.
Lokasi pabrik yg dekat ke daerah
C. Pembebanan
Operasi
Merupakan volume
pekerjaan yg ditetapkan untuk mesin/operator. Pembebanan terkait besarnya
kuatitas dlm jangka waktu tertentu.
3 Jenis beban
kerja :
a.
Beban berlebihan ( Beban kerja > Kapasitas )
b.
Beban Penuh ( Beban = Kapasitas )
c.
Beban Kurang ( Beban < Kapasitas )
D.
Metode Penjadwalan
a.
Metode Jalur Kritis
Adalah Rangkaian kegiatan yg harus dikerjakan tepat
waktu dgn menghitung waktu yg lama (EET) dgn waktu yg cepat (LET). Metode yg
cocok untuk proyek borongan (Jalan Raya, Gedung, dll)
b.
Metode Cabang & Batas
Proses yg dikerjakan dlm satu proyek yg dikerjakan
oleh kelompok yg telah mendapat tugas sebelumnya. Cocok untuk Kelompok.
c.
Metode keseimbangan lini
Cocok untuk jadwal proyek uni tuggal. Dgn syarat :
i.
Tahapan pekerjaan dlm produksi
ii.
Waktu tahapan
iii.
Waktu penyerahan barang
iv.
Bahan baku yg dibutuhkan
d.
Metode perencanaan kebutuhan
Metode yg digunakan perencanaan pengadaan bahan2 untuk
kelancaran produksi.
e.
Metode Ketepatan waktu
Metode produksi yg mengembangkan untuk produksi masa.
Contoh : Industri Toyota
f.
Metode Technology yg dioptimalkan (OPT)
Hampir sama dgn JIT. Yang membedakan JIT = Cara
Manual, OPT = Otomatis.
MANAJEMEN PERSEDIAAN
A. Peran
Serta Persediaan Dlm Operasi Bisnis
Dlm kegiatan
manufacturing, dikenal jenis2 persediaan :
a.
Bahan Baku
b.
Bahan Pembantu
c.
Barang & Jasa
d.
Barang Jadi
e.
Persediaan Suku Cadang
B. Fungsi
& Tujuan Persediaan
Pengelolaan
persediaan dilakukan oleh perusahaan karena :
a.
Alasan ketidakpastian
b.
Alasan pasokan
c.
Alasan Tenggang waktu pemesanan
Tujuan
persediaan
a.
Layanan terbaik bagi pelanggan
b.
Memperlancara proses produksi
c.
Antisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan
persediaan
d.
Menghadapi kemungkinan terjadinya fluktuasi
harga
C. Pembuatan
Keputusan Dlm Mnj. Persediaan
Sasaran akhir
Mnj. Persediaan adalah meminimalkan biaya dlm berbagai tingkat perserdiaan.
Meminimalkan
biaya persediaan :
i.
Mencari bahan yg relatif rendah
ii.
Pembelian bahan dlm partai besar
iii.
Pengangkutan bahan dlm alat angkut yg maksimal.
Persoalan yg
dihadapi :
i.
Kapan waktu untuk melakukan pesanan
ii.
Jumlah yg harus dipesan
iii.
Waktu pemesanan kembali
Solusi dgn
pendekatan :
a.
Re-Order Point (Titik Permintaan Kembali )
Pendekatan ini membutuhkan data tentang jumlah
persediaan tetap untuk setiapkali melakukan pemasaran.
b.
Pendekatan Pinjauan Periodik
Pendekatan ini bersifat order periode system, dimana jumlah/tingkat
persediaan ditinjau pada interval waktu yang sama.
Berapa jumlah yg dipesan, dgn rumus :
Q = TPM – P – JSP – PLT
Q = Jumlah pemesanan kembali
TPM = Tingkat persediaan maksimum
P = Persediaan yg ada sekarang
JSP = Jumlah bahan yg sedang dipesan
PLT = Permintaan selama tenggang waktu pemesanan
Dua pendekatan diatas mempunyai
konsekuensi :
i.
Stock Out terjadi bila permintaan selama Lead
time melebihi jumlah persediaan
ii.
Stock Oit terjadi bila pemesanan baru diterima
setelah melebihi lead time
c.
Pendekatan Requritment Planing
Adalah pendekatan kebutuhan bahan yg dirancang sedemikian rupa untuk tujuan
persediaan barang dlm jumlah & waktu yg tepat pada biaya yg paling
ekonomis.
D.
Unsur biaya dlm keputusan persediaan
a.
Biaya Pemesanan
b.
Biaya penyimpanan
c.
Biaya kekurangan persediaan
Terjadi jka persedian tdk ada pada saat dibutuhkan untuk proses produksi.
d.
Biaya barang/bahan
Harga yg harus dibayar untuk item yg telah dibeli.
e.
Biaya yg dikaiktak dgn kapasitas
Ini timbul akibat adanya perubahan kapasitas produksi
PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI
MANJ. PERSEDIAAN
A.
Perencanaan Persediaan
Mencakup perumusan & penetapan berbagai
langkah yg akan ditempuh dlm mengelola persedian ( 5W 1H).
Kreteria memilih alternatif pengadaan bhan
baku :
a.
Tampilan produk dikehendaki perusahaan
b.
Biaya efektif pengadaan bahan
c.
Besarnya biaya pengolahan bahan baku.
Kreteria perencanaan
a.
Kesanggupan sumber penghasil bahan
b.
Frekuensi pengadaan bahan
c.
Kelancaran pengangkutan bahan
d.
Daya tahan bahan
e.
Daya tampung gudang
f.
Kemampuan fasilitas penggudangan
B.
Pengorganisasian Persediaan
Meliputi, Perumusan tugas, pengelompokan
tugas, distribusi pendelegasian & wewenang. Scara garis besar meliputi :
a.
Merancang stuktur organisasi
b.
Mengadakan pendelegasian wewenang
c.
Menetapkan tata hubungan wewenang
d.
Menetapkan tugas pekerjaan secara perorangan
C.
Fungsi Pelaksanaan
Fungsi eksekutif yg bersngkutan dgn menempatkan
& menggerakan orang-orang. Meliputi :
a.
Menentapkan & membina para petugas
b.
Memberikan perintah2 kerja
c.
Koordinasi kerja
d.
Motivasi kerja
D.
Pengendalian Persediaan
a.
Evaluasi hasil pelaksanaan kerja
b.
Melakukan perbandingan thd mutu pelaksanaan
kerja
c.
Melakukan langkah2 perbaikan.
Tujuan pokok pengendalian
adalah, menjamin ketersediaan bahan baku
secara memadai.
MATERIAL HANDLING
(Penanganan Bahan)
A. Pengertian
Kegiatan
mengangkat, mengangkut, dan meletkan bahan yg dibutuhkan diterima di pabrik
sampai pada saat bahan-bahan yg sudah diolah menjadi barang jadi.
B. Tujuan
Untuk kelancaran
proses produksi cz berkaitan dgn proses produksi
C. Biaya
MH
Biaya besar
lebih dari 50%, cz sulitnya menghitung biaya cz cukup besar. Maka perlu
memperbaiki kegiatan tersebut.
Pengelompokan
berdasar keterkaitan biaya dgn unsur2 biaya produksi :
a.
Kegiatan menyediakan bahan2 ditempat kerja
b.
Keg. Riil pabrikasi pengolahan barang
c.
Keg. Memindahkan barang ditempat kerja
Biaya MH
terdiri :
a.
Upah pemindahan bahan
b.
Biaya investasi untuk pemindahan bahan
c.
Biaya yg tdk dpat dipisahkan sehingga masuk ke
biaya produksi.
D. Upaya
efisiensi dlm MH
Sumber2
pemborosan
a.
Adanya keterlambatan dlm aliran bahan2 yg
sedang/akan dikerjakan dlm proses produksi
b.
Seringkali dihandel nya hasil2 proses tambahan
& barang2 sisa proses produksi
c.
Pemindahan bahan2 di tempat pengiriman
membtuhkan waktu yg lama
d.
Pemborosan dlm pengendalian bahan di bag
pemeliharaan.
E. Langkah2
yg dpat dilakukan untuk menekan biaya MH
a.
Penguranagn MH
b.
Pekerjaan MH yg tdk dpat dihindari harus dpat
diminimalisasikan
c.
Alt MH dipilih berdasar pertimbangan efektif
& efisien
d.
Pekerjann MH direncanakan dgn baik
e.
Analisi thd jenis peralatan yg sesuai
f.
Rencana pengadaan MH perlu dikomunikasikan dgn
semua pihak
F. Bagian/Unit
kegiatn yg menangani MH
Perusahaan Khusu,
oleh bagian khusus. Perusahaan Kecil, oleh sub bagian produksi.
Bagian MH
bertugas :
a.
Penelitian/Analisa MH
b.
Pengujian thd alat2 MH
c.
Memberikan arahan tentang perbaikan yg perlu
dilakukan
Upaya
koordinasi dibidang produksi :
a.
Product by design (Produk direncakan)
b.
Plant By Layout (Penataan unit kerja)
c.
Production Planing (Urutan Proses Produksi)
d.
Pengepakan
G. Keuntungan
MH yang efisien
a.
Biaya MH Murah
b.
Hasil produksi banyak
c.
Mengurangi timbulnya waktu yg tdk produktif
& Kecelakaan kerja
d.
Menaikan semangat kerja karyawan
H. Peralatan
MH
a.
Peralatan tetap
Yg digunakan dlm proses produksi tdk berubah-ubah, dgn
ciri :
i.
Ditentukan oleh proses produksi
ii.
Sifatnya tetap
iii.
Mesin yg mekanik (Listrik)/ otomatis
b.
Peralatan fleksibel
Untuk berbagai macam MH, dgn ciri :
i.
Tdk tertgantung dari proses produksi
ii.
Untuk berbagai macam produksi
iii.
Mesin manual
I.
Unsur2 MH
a.
Tempat luas
b.
Tempat penyimpanan setengah jadi efektif
c.
Merancang teknis pemindahan bahan
d.
Membentuk pos2 pengawasan
e.
Mengurangi setiap gerak yg melawan gerak kerja
f.
Merencankan tugas2 pd akhir kerja
g.
Membangun lantai2 yg kuat
======================================================================
PENGAWASAN KWALITAS
A.
Pengertian
Mutu
Pandangan
produsen : Perpaduan dari berbagai macam faktor yang terdapat dalam barang.
Pandangan
Konsumen : Sesuatau yang terdapat pd barang/jasa yang sesuai dengan keinginan
konsumen.
Menurut ISO :
Keseluruhan Ciri merk yang memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan
baik dinyatakan tegas/tersirat.
B.
Faktor
Yang Mempengaruhi Mutu
a.
Mutu barang/Jasa, hendak disesuaikan dengan
fungsinya
b.
Wujud Luar, Wujud luar terlihat dari bentuk,
warna, susunan
c.
Biaya untuk menghasilkan barang
C.
Biaya
Mutu
a.
Biaya Pencegahan (Preventive Cost)
Biaya yang dikeluarkan dalam upaya untuk mencapai mutu
tertentu untuk mencegah dihasilakan barang cacat
Dalam kelompok ini terdapat :
1.
Biaya perencanaan mutu & pengawasan Produk
2.
Biaya pengadaan & pemasangan alat2/Fasilitas
yang dibutuhkan
3.
Biaya latihan para karyawan
b.
Biaya Penaksiaran (Appesial Cost)
Biaya yang dibutuhkan untuk pengendalian, terdiri dari
:
1.
Biaya pengecekan bahan
2.
Biaya pemeriksaan & penilaian mutu
3.
Biaya pengecekan mutu
4.
Biaya lain-lain
c.
Biaya kegagalan (Faild Cost)
Meliputi biaya yang disebabkan oleh faktor internal
yang terjadi pada saat pengolahan, terdiri dari :
1.
Biaya untuk memperbaiki barang yang cacat
2.
Biaya yang timbul karena dihasilakn barang yang
cacat
3.
Biaya untuk membeli bahan yang tidak digunakan
4.
Biaya penelitian & perbaikan thd kondisi
produksi
D.
Perumusan
Kebijakan Tentang Mutu
Hal yang terkait
kebijakan mutu :
a.
Proses pembuatan,
b.
Aspek penjualan, mutu barang disesuaikan dgn
konsumen
c.
Perubahan permintaan konsumen, harus disesiakan
dgn pasar
d.
Peranan Inspeksi, usaha memperbaiki sesuai
standar
e.
Lingkup perumusan kebijakan, mempertimbangkan
penelitian mutu harus dilakukan pada setiap tahapan rangkaian proses produksi
Pada dasarnya
upaya pengawasan mutu produk dapat dilakukan pada saat :
a.
Bahan akan diproduksi
b.
Bahan setengan jadi
c.
Bahan telah selesai produksi
3 Hal ini Total Quality Control (TQC)
E.
Tujuan
Pengawasan Mutu Produk
a.
Barang mencapai standar mutu
b.
Biaya pengawasan, design produk, produksi
seminimal mungkin
c.
Daya saing pasar
d.
Minimalakn kesalahan
e.
Menjaga Kwalitas Barang
f.
Mengetahui keluhan konsumen
g.
Menjaga citra perusahaan
F.
Tanggung
jawab Pengawasan Mutu
a.
Pengawasan Atas Bahan
b.
Pengawasan atas setiap rangkaian proses produksi
c.
Pengawasan terakhir sebelum pengiriman
d.
Penelitian tdp berbagai kesalahan.
PERANAN RISET & PENGEMBANGAN DALAM UPAYA PENINGKATAN MUTU PRODUK
A.
Manfaat
Posisi produk
adalah meningkatkan perhatian pada produk, ukurannya bisa dilihat dari daya saing
& daya beli konsumen.
Manfaat :
a.
Mutu produk lebih unggul serta kegunaan lebih
tinggi
b.
Design & tampilan produk lebih menarik
c.
Pengembangan teknologi produksi lebih rendah
d.
Pengembangan Manaj Bisnis serta keterampilan SDM
B.
Peranan
Mutu Dalam Persaingan
a.
Tampilan Fisik Produk merupakan tampilan produk
b.
Mutu/Kwalitas produk.
Mutu ada 2 sudut pandang
1. Konsumen : Memenuhi Harapan/Kebutuhan
1. Konsumen : Memenuhi Harapan/Kebutuhan
2. Produsen : Perpaduan komposisi teknis yang membentuk spesifikasi
barang
C. Perana Riset dalam peningkatan kwalitas
Produk
Hasil penelitian terdiri dari :
a.
Pengembangan Manaj. Perusahaan
Dapat dilihat dari pengembangan sistem perencanaan, informasi sehingga
produk berkwalitas
b.
Pengembangan Produk & Teknologi
Dapat dilihat dari bahan2 lebih hemat, mutu produk baik, produksi
efisien, teknologi canggih, biaya produksi kecil
Hasil kegiatan penelitian dapat diukur :
a.
Deferensiasi Produk
b.
Biaya produk rendah
c.
Meningkatnya faktor kunci keberhasilan
d.
Capaian posisi keunggulan sgb pioner
e.
Perbaikan struktur industri
f. Grafik
 |
|||||||
 |
|||||||
 |
|||||||
V = Volume
D =
Deferensiasi
Keunggulan
komparatif = Pemilik modal kuat, Teknologi Maju, Sumber Bahan Baku, SDM Unggul.
Penerapan
Teknoligi dengan alasan :
a.
Mempertahankan & mengembangkan kegiatan
bisnis
b.
Menggerakan bisni baru
c.
Tingkat produksi yang sudah ada
Langkah
Adopsi transfer teknologi
a.
Penetapan pengetahuan yang dibutuhkan
b.
Pembuatan keputusan tata pelaksana kegiatan
adopsi
c.
Implementasi kegiatan adopsi teknologi
d.
Pengendalian upaya adopsi
PEMELIHARAAN FASILITAS PABRIK & KEHANDALAN PRODUK
A.
Keterkaitan
Pemeliharaan Fasilitas & Kehandalan Produk
Pemeliharaan
dilakukan untuk menjaga mesin agar dapat digunakan
Unsur produk
handal :
a.
Mesin handal
b.
Proses Operasi Handal
c.
Mesin Terpelihara
Keterkaitannya
adalah PEMELIHARAAN FASILITAS & JAMINAN PEMELIHARAAN MESIN
Siklus hidup Produk
Kehandalan Produk (Reability) =
Daya tahan suatu produk terhadap kerusakan dan memberikan manfaat
B. Tujuan Kebijakan Pemeliharaan Fasilitas
a.
Menciptakan kemungkinan produk yang dikehendaki
(Tidak Cacat)
b.
Memaksimalkan kapasitas produksi dan penggunaan
peralatan yang ada
3 Jenis kapasitas :
1.
Kapasitas Penuh, sesuai permintaan pasar
2.
Kapasitas Kurang, tdk sesuai permintaan pasar
3.
Kapasiast Normal,
c.
Menjamin keamanan penggunaan perlatan pabrik
d.
Memaksimalkan usia ekonomis peralatan pabrik
e.
Mengurangi timbulnya kerusakanh peralatan
f.
Menekan kemungkinan terjadinya gangguan
kelancaran proses produksi
OVERHAUL = Kegiatan kerja yang
dilakukan sebelum terjadinya hambatan.
Dampak overhaul : Pemeliharaan peralatan (+) dan Produksi yang
dihasilkan (-)
2 Jenis kegiatan pemeliharaan :
1.
Kegiatan pemeliharaan setelah pemeliharaan
mengalami kemacetan
2.
Kegiatan bersifat Preventif.
Kegiatan ini dilakukan atas dasar :
a.
Berdasar beban kerja
b.
Berdasar waktu
c.
Berdasar kelenggangan waktu
d.
Berdasar Kondisi yang direncanakan
C. Dampak Dari Kehandalan Produk
Secara umum produk menghasilkan kwalitas (
Tinggi, menengah, Rendah).
Upaya menjamin kehandalan produk :
a.
Produk menggunakan design standar (Sempit =
corak/Model & Luas= Semua faktor)
b.
Produk menggunakan sederhana
c.
Produk menggunakan komponen yang memiliki daur
hidup yang tinggi
d.
Pembuatan produk dilakukan dgn proses produksi
yang terjamin kehandalannya
Faktor penyebab kegagalan produk
:
a.
Faktor kelemahana bahan, proses produksi, design
b.
Faktor kesalahan penggunaan
MODEL JAMINAN MUTU STANDAR ISO 9000
A.
Perkembangan
Upaya Pengendalian Mutu
Latar Belakang :
1.
Pentingnya menjaga mutu produk
2.
Mengawasi & Akreditasi Produk
3.
Hubungan Bilateral
B.
Manfaat
ISO 9000
1.
Internal
a.
Perusahaan mendapat pegangan untuk standarisasi
b.
Hemat biaya
c.
Peningkatan efisiensi
d.
Produktifitas
2.
Eksternal
a.
Kepercayaan konsumen
b.
Meningkatkan hubungan saling menguntungkan
dengan pemasok
Keunggulan
penerapan ISO 9000
1.
ISO bersifat antisifasif, menerapkan syarat
prosedur dan dokumentasi yang ketat
2.
ISO bersifat Adaftif, mudah menyesuiakan
3.
ISO bersifat informatif
Tujuan utama
ISO = meningkatkan kemampuan suatu produk dlm menghadapi persaingan
Langkah2
mendapat ISO
1.
Kebijakan tentang mutual mutu
Tentang teknis pengendalian antisifatif, aktifitas
bisnis, Stuktur Organisasi, Kebijakan mutu perusahaan, TOR
2.
Kebijakan Prosedur Operasi Perusahaan
Tentang prosedur operasi untuk memperkuat kebijakan
mutu
3.
Kebijakan tentang support dokumen
Tentang pelaksanaan pekerjaan, supervisi perintah
kerja, Standar jam kerja, Manual Operasi.
Tahapan kegiatan perusahaan
1.
Tahap Adopsi
Mengetahui, memahami, menyakini thd tujuan ISO 9000
2.
Tahap persiapan
Melakukan seleksi konsultan, Lingkup sertifikiasi,
menetapkan manajger, dan audit muu
3.
Tahap pengembangan
Menanampakan pengeritna ISO kpd karyawan, Kebijakan
mutu, menyusun rencana mutu, menetapkan standar mutu, prosedur kerja, SDM, Tim
Audit internal
4.
Tahap Implentasi
Pendistribsian dokumen, perekaman data kegiatan,
pemeriksaan tim audit, umpan balik kegiatan, tinhajuam menajeman
5.
Assersmen (Penilaian)
Thd peluang perusahaan mendapat sertifikasi.
C. Delapan
Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000
Agar berhasil dalam
memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi, perlu untuk mengarahkan dan
mengendalikan organisasi tersebut dengan cara sistematis dan transparan.
Keberhasilan dapat dicapai melalui implementasi dan pemeliharaan sistem
manajemen yang
didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua
pihak berkepentingan. Pengelolaan organisasi mencakup manajemen mutu di antara disiplin
manajemen yang Iainnya. Berikut 8 Prinsip manajemen Mutu ISO 9000
1.
Fokus
pada pelanggan
Organisasi
bergantung pada pelanggannya sehingga hendaknya memahami kebutuhan pelanggan
saat ini dan mendatang, serta memenuhi dan berusaha melebihi harapan pelanggan.
2.
Kepemimpinan
Pemimpin menetapkan
kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan
memelihara Iingkungan internal dimana orang dapat melibatkan dirinya secara
penuh dalam pencapaian sasaran organisasi.
3.
Keterlibatan
orang
Orang pada semua
tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan keterlibatan penuh mereka
memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi.
4.
Pendekatan
proses
Hasil yang
dikehendaki tercapai Iebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait
dikelola sebagai suatu proses.
5.
Pendekatan
sistem pada manajemen
Mengidentifikasi,
memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem, memberi
sumbangan untuk efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasarannya.
6.
Perbaikan
berkesinambungan
Perbaikan
berkesinambungan organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap
dari organisasi.
7.
Pendekatan
fakta pada pengambilan keputusan
Keputusan yang
efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.
8.
Hubungan
yang saling menguntungkan dengan pemasok
Sebuah organisasi
dan pemasoknya saling bergantung; dan suatu hubungan yang saling menguntungkan
akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.
D. Ruang
Lingkup Manajemen Mutu ISO 9000
Standar manajemen
mutu ISO 9000 ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu, yang merupakan
subjek kelompok ISO 9000, dan menetapkan istilah terkait. Ruang lingkup
manajemen mutu ISO 9000 ini berlaku untuk:
1.
organisasi
yang menginginkan keunggulan melalui implementasi suatu sistem manajemen mutu;
2.
organisasi
yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa persyaratan produk mereka
akan dipenuhi;
3.
pemakai
produk;
4.
pihak
berkepentingan yang memerlukan kesepahaman terhadap istilah yang digunakan dalam manajemen mutu
(misalnya pemasok, pelanggan, regulator);
5.
mereka
yang di dalam atau di luar organisasi yang mengases sistem manajemen mutu atau
mengaudit kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001 (misalnya auditor, regulator, lembaga
sertifikasi / registrasi);
6.
mereka
yang di dalam atau di luar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang
sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu;
7.
pengembang
standar terkait.
E. Pendekatan
Sistem Manajemen Mutu
Suatu pendekatan
untuk penyusunan dan penerapan suatu sistem manajemen mutu terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:
1.
menentukan
kebutuhan dan harapan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan;
2.
menetapkan
kebijakan mutu dan sasaran mutu organisasi;
3.
menentukan
proses dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu;
4.
menentukan
dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk rnencapai sasaran mutu;
5.
menetapkan
metode untuk mengukur efektivitas dan efisiensi tiap proses;
6.
menerapkan
pengukuran ini untuk menentukan efektivitas dan efisiensi tiap proses;
7.
menentukan
sarana pencegahan ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebabnya;
8.
menetapkan
dan menerapkan proses perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu
F.
Persyaratan Sertifikai ISO 9000
1.
Tanggung Jawab Manajemen
a.
Kebijakan mutu harus ditetapkan, didokumentasikan,
dipahami, diterapkan dan dipelihara.
b.
Tanggung jawab dan wewenang untuk semua personil
menentukan, mencapai dan pemantauan mutu harus diidefinisikan.
c.
Sumber daya perusahaan didefinisikan, dilatih dan
didanai.
d.
Seseorang yang ditunjuk manajemen melihat bahwa
program Q91 diimplementasikan dan dipelihara.
2.
Sistem Mutu
a.
Prosedur harus disiapkan.
b.
Prosedur harus diterapkan.
3.
Kontrak Ulasan
Kontrak yang masuk (dan pesanan pembelian) harus dikaji untuk melihat
apakah persyaratan yang ditentukan secara memadai, setuju dengan tawaran dan
dapat diberikan.
4.
Desain Kontrol
a.
Proyek desain harus direncanakan.
b.
Parameter input desain harus ditetapkan.
c.
Desain output, termasuk karakteristik produk yang
penting harus didokumentasikan.
d.
Desain output harus diverifikasi untuk memenuhi
persyaratan dan masukan.
e.
Perubahan desain harus dikendalikan.
5.
Pengendalian Dokumen
a.
Pengadaan dokumen harus dikendalikan.
b.
Distribusi dokumen harus dikendalikan.
c.
Perubahan dokumen harus dikendalikan.
6.
Pembelian
a.
Subkontraktor Potensi dan sub-pemasok harus dievaluasi
untuk kemampuan mereka untuk menyediakan persyaratan yang dinyatakan.
b.
Persyaratan harus didefinisikan secara jelas dalam
kontrak data.
c.
Efektivitas sistem jaminan kualitas subkontraktor
harus dikaji.
7.
Bahan Pelanggan-Disediakan
Setiap bahan pelanggan yang dipasok harus dilindungi terhadap kehilangan
atau kerusakan.
8.
Produk Identifikasi & Pelacakan
Produk harus diidentifikasi dan dilacak, posisi atau banyaknya selama semua
tahapan produksi, pengiriman dan instalasi.
9.
Process Control
a.
Proses produksi harus ditetapkan dan direncanakan.
b.
Produksi harus dilakukan dalam kondisi yang
terkendali: instruksi didokumentasikan, kontrol dalam-proses, persetujuan
proses dan peralatan, dan kriteria untuk pengerjaan.
c.
Proses khusus yang tidak dapat diverifikasi setelah
fakta harus dipantau dan dikendalikan seluruh proses.
10.
Inspeksi dan Pengujian
a.
Bahan yang masuk harus diperiksa atau diverifikasi
sebelum digunakan.
b.
Pemeriksaan dalam proses dan pengujian harus
dilakukan.
c.
Pemeriksaan akhir dan pengujian harus dilakukan
sebelum rilis produk jadi.
d.
Data inspeksi dan pengujian harus disimpan.
11.
Inspeksi / Pengukuran / Alat Uji
a.
Peralatan yang digunakan untuk menunjukkan kesesuaian
harus dikendalikan dan dipelihara.
b.
Mengidentifikasi pengukuran harus dibuat.
c.
Mengidentifikasi instrumen yang terkena dampak.
d.
Berkala memeriksa
e.
Menilai validitas pengukuran jika ditemukan
f.
Kontrol kondisi lingkungan di laboratorium metrologi.
g.
Ketidakpastian pengukuran dan kemampuan peralatan
harus diketahui.
12.
Inspeksi dan Status Uji
a.
Status inspeksi dan pengujian harus dipertahankan
b.
Data harus menunjukkan siap dirilis sesuai produk.
13.
Pengendalian konforman Produk
a.
Produk yang tidak sesuai harus dikendalikan untuk
mencegah penggunaan yang tidak disengaja atau instalasi.
b.
Review dan disposisi produk yang tidak sesuai harus
diformalkan.
14.
Tindakan Perbaikan
a.
Soal penyebab harus diidentifikasi.
b.
Masalah spesifik dan penyebabnya harus dikoreksi.
c.
Efektifitas tindakan korektif harus dinilai.
15.
Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan & Pengiriman
a.
Prosedur untuk penanganan, penyimpanan, pengemasan dan
pengiriman harus dikembangkan & dipelihara.
b.
Penanganan kontrol akan mencegah kerusakan dan
kemerosotan.
c.
Penyimpanan yang aman harus disediakan. Produk dalam
stok harus diperiksa untuk kerusakan
16.
Pengemasan, pelestarian dan proses penandaan harus
dikendalikan.
Kualitas produk setelah pemeriksaan akhir harus dipelihara. Ini mungkin
termasuk kontrol pengiriman
17.
Kualitas Data
Catatan mutu harus diidentifikasi, dikumpulkan, diindeks, diajukan,
disimpan, dipelihara dan didisposisi.
18.
Audit Mutu Internal
a.
Audit harus direncanakan dan dilakukan.
b.
Hasil audit harus disampaikan kepada manajemen.
c.
Setiap kekurangan yang ditemukan harus dikoreksi
19.
Latihan
a.
Kebutuhan pelatihan harus diidentifikasi.
b.
Pelatihan harus disediakan.
c.
Beberapa tugas mungkin memerlukan individu
berkualitas.
d.
Catatan pelatihan harus dipelihara.
20.
Pelayanan
a.
Kegiatan Pelayanan harus dilakukan untuk prosedur
tertulis.
b.
Kegiatan Pelayanan harus memenuhi persyaratan.
21.
Teknik statistik
a.
Teknik statistik harus diidentifikasi.
b.
Teknik statistik harus digunakan untuk memverifikasi
akseptabilitas kemampuan proses dan karakteristik produk.
G.
Langkah Teknis Persiapan
Sertifikasi ISO 9000
Berikut ini contoh
langkah teknis persiapan mendapat sertifikasi ISO 9000. Secara garis besar
langkah untuk mendapat persyaratan produk dapat dirinci sebagai berikut :
1.
Permohonan
Sertifikasi
Pemohon diharuskan
mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi Produk yang telah disediakan yang
diajukan kepada Kepala Badan Sertifikasi.
2.
Penilaian
Sistem Manajemen Mutu
Penilaian Sistem
Manajemen Mutu diharuskan untuk pemohon yang mengajukan permohonan sertifikasi
produk. Hal ini berarti pomohon diharuskan untuk implementasi / menerapkan
sistem manajemen mutu menurut SNI 19-9000 / ISO 9000
3.
Penilaian
Laboratorium
Penilaian laboratory
uji diharuskan. Apabila pemohon memiliki laboratorium uji dan melaksanakan
pengujian sendiri maka laboratorium uji
tersebut harus memenuhi persyaratan (implementasi / menerapkan) SNI
19-17025/ISO 17025.
4.
Pengambilan
Contoh Uji
Pengambilan contoh
uji dilaksanakan oleh personil LSPr (Lembaga Sertifikasi Produk).
5.
Pengujian
Contoh Uji
Pengujian
dilaksanakan oleh lembaga / lab.uji eksternal atas nama LSPr. Pemohon dapat
melaksanakan pengujian di lab uji milik pemohon atau di lab.uji eksternal yang
ditunjuk oleh pemohon, asalkan lab.uji tersebut memenuhi persyaratan SNI
19-17025 / ISO 17025
6.
Evaluasi
Evaluasi dilakukan
terhadap seluruh rangkaian kegiatan sertifikasi dengan memperhatikan
persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
7.
Follow-Up
Apabila hasil
evaluasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian terhadap persyaratan yang
ditetapkan, dilakukan penilaian ulang sesuai dengan ketidaksesuaian yang timbul.
8.
Keputusan
Sertifikasi
Manajemen LSPr akan
memutuskan sertifikasi setelah semua tahapan prosedur sertifikasi dilaksanakan
dan dilengkapi dengan laporannya.
9.
Bukti
Kesesuaian
Bukti kesesuaian
yang diterbitkan oleh LSPr adalah "Sertifikat Produk"
10.
Survailen
Survailen
dilaksanakan minimal sekali dalam setahun dan total survailen tiga kali sejak tanggal
berlakuknya sertifikat. Survailen meliputi : Penilaian sistem manajemen mutu
dan laboratorium uji, pengambilan contoh uji, pengujian dan evaluasi.
11.
Sertifikasi
Ulang
Sertifikasi ulang
dilaksanakan setiap 4 (empat) tahun sekali. Pelaksanaan dan persyaratan
sertifikasi ulang sama seperti dengan pelaksanaan sertifikasi awal.
Itulah garis besar
untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9000, namun untuk dapat memahami lebih rinci
mengenai persiapan sertifikasi ISO 9000 berikut disajikan langkah-langkahnya :
a)
Langkah
Pra Persiapan
Pada tahapn ini
tentukan steak holder, administrasi, keuangan, Alokasi waktu, dan SDM.
Manajemen : Pimpinan Perusahaan
& Direksi
Alokasi Anggaran : Rp. 100.000.000
Alokasi Waktu : 6 Bulan
Konsultan
Sertifikasi : BSNI
Jumlah Staff : 20 Orang
b)
Langkah
Persiapan
Pada Tahapan ini,
perusahaan menyiapkan segala hal dan harus didokumentasikan. Berikut yang perlu
disiapkan
ü
Mengidentifikasi
tupoksi unit/lembaga
ü
Mengidentifikasi
proses bisnis
ü
Menetapkan
visi, misi, kebijakan mutu, dan sasaran mutu
ü
Menetapkan
quality plan (5 tahunan)
ü
Menetapkan
program kerja tahunan
ü
Menyusun
organisasi unit
ü
Membuat
uraian jabatan/job description
ü
Membuat
matriks kompetensi pegawai
ü
Membuat
panduan/manual mutu
ü
Membuat
prosedur
ü
Membuat
instruksi kerja
ü
Membuat
catatan mutu/borang/formulir, dll
ü
Mengerahkan
sumber daya pendukung
ü
Sosialisasi
sistem manajemen mutu
ü
Pelatihan
audit internal
ü
Audit
internal
c)
Langkah
Pengajuan
Jika semua persiapan
telah sempurna, maka team sertifikasi mengajukan ke badan sertifikasi.
ü
Melakukan
rapat tinjauan manajemen yang membahas (hasil pengukuran kepuasan, pencapaian
sasaran mutu, penanganan ketidaksesuaian, compliment, koreksi, tindakan
koreksi, dan tindakan pencegahan)
ü
Pre
audit (mengundang audit external non auditor ISO)
ü
Menyerahkan
dokumen ISO ke badan sertifikasi
d)
Langkah
Pasca Pengajuan dan Evaluasi
Langkah ini
diperlukan untuk mengevaluasi jika ada kekurangan dan sambil menunggu keluarnya
sertifikasi.
ü
Memperbaiki
dokumen
ü
Pre
audit
ü
Perbaikan
temuan pre-audit
ü
Audit
final
ü
Penyerahan
sertifikat ISO
ü
Persiapan
surveilance audit (pengukuran pencapaian sasaran mutu, RTM)
ü
Pre-audit
ü
Surveilance
audit
H. Kiat
dan Tips Mendapat Sertifikasi ISO 9000
Banyak
perusahaan/Instansi/Lembaga gagal mendapat sertifikasi baik itu karena memang
baru pertama kali mengajukan sertifikasi atau karena human errror (Kesalahan Manusia). Untuk itu berikut tips yang baik
untuk mendapat sertifikasi ISO 9000
1.
Top
Manajemen harus memahami betul klausul ISO
2.
Top
manajemen harus peduli mutu dan terjun langsung menangani ISO
3.
Top
manajemen bekerja bersama-sama dengan staf termasuk dalam lembur
4.
Tetapkan
sasaran mutu dengan mengacu kepada kriteria tertentu seperti: BSNI, ASEAN Quality
Network, THE-QS (QS Stars, atau kriteria WCU lainnya) agar ISO dapat
meningkatkan kualitas
5.
Buat
prosedur berdasarkan atas praktik yang selama ini dilakukan (say what we do, do
what we say)
6.
Jangan
mempersulit diri sendiri dengan membuat prosedur yang tak dapat dilakukan
7.
Lengkapi
setiap prosedur dengan barang yang diperlukan
8.
Setelah
prosedur selesai dibuat segera disosialisasikan dan diimplementasikan. Jangan
menunggu prosedur lain siap
9.
Buat
prosedur untuk setiap proses bisnis yang kita lakukan seperti
10.
Sosialisasikan
semua prosedur yang telah dibuat dan beri contoh implementasinya.
11.
Lakukan
semua kegiatan yang dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah dibuat.
12.
Simpan
catatan mutu pada folder yang telah disediakan.
13.
Beri
penghargaan pada semua staf berdasarkan kontribusi masing-masing
14.
Sikapi
secara positif setiap saran dari konsultan atau auditor
15.
Ikuti
apa yang disarankan oleh konsultan atau auditor sesuai jadwal yang telah
disepakati
