Manajemen Operasi II

HAKIKAT PRODUKSI

Hakikat produksi adalah perubahan waktu, tempat, bentuk, pemilihan, daya guna. Berikut proses produksi :

 

                                        

Input : SDM, Bahan Baku, Fasilitas, Dana, Lingkungan.

A.     Proses Produksi

Adalah, metode/teknik yg digunakan dlm kegiatan menciptakan/menambah daya guna barang melalui pemanfaatan brbgai sumber yg tersedia.

B.      Jenis Proses Produksi

a.       Proses Produksi Continuss (Berjalan, Terus Menerus)

b.      Proses Produksi Internetenn (Berjalan, Terputus-putus)

    Perbedaan

a.       Jenis barang yg diproduksi, Pokok/Tidak

b.      Tujuan produksi barang,

c.       Kontinuitas proses produksi

d.      Waktu yg digunakan

C.      Sifat-Sifat

a.       Produksi Continuss

                           i.            Peralatan disusun berdasar urutan pengerjaan produk

                          ii.            Produk dihasilkan dlm jumlah besar

                        iii.            Mesin bersifat khusus dan otomatis

                        iv.            Cz mesin otomatis bila mesin rusak dpat menggangu pekerjaan serta dibutuhkan teknisi yang khusu

                         v.            Peralatan yg digunkan bersifat fix

                        vi.            Variasi produk yang dihasilkan

b.      Produksi Internetenn

                           i.            Lay Out by Produk

                          ii.            Produksi yg dihasilkan produksi massa

                        iii.            Mesin bersifat umum

                        iv.            Operatos mesin harus mempunyai skill

                         v.            Pengawasan lebih sulit, cz variasi produk yg besar

                        vi.            Persediaan bahan baku yg tinggi

                      vii.            Peralatan handling bukan bersifat fleksibel

                     viii.            Rung gerak yg besar diperlukan untuk pemindahan bulak-balik barang.

D.      Kelebihan dan Kekurangan

a.       Produksi Continuss

(Kelebihan)

                                     i.            Biaya produksi rendah

                                   ii.            Penggunaan mesin otomatis

                                  iii.            Biaya pemindahan bahan di pabrik lebih murah

(Kekurangan)

                                     i.            Kesulitan dlm merespon permintaan produksi dri perusahaan

                                   ii.            Trdapat kemungkinan kerawanan proses produksi

b.      Produksi Internetenn

(Kelebihan)

                                     i.            Bersifat fleksibel

                                   ii.            Mesin yg digunakan umum

                                  iii.            Jalannya proses produksi tdk mudah terganggu

(Kekurangan)

                                     i.            Penataan alur dan waktu sulit dilakukan sehingga menyulitkan pengawasan

                                   ii.            Investasi dlm penyediaan bahan mentah besar

                                  iii.            Biaya tenaga kerja besar.

PENJADWALAN & PEMBEBENAN OPERASI

A.      Metode dlm pengendalian operasi

a.       Material Requitment Planning (MRP)

b.      Manufacturing resource planing (MRP II)

c.       Just In Time (JIT)

d.      Optimized Product Technology (OPT)

B.      Penjadwalan Operasi

Memberi gambaran tentang waktu & jenis kegiatan yg ditempuh. Yg harus diperhaikan :

a.       Jenis tugas

b.      Syarat yg diporlukan

c.       Perkiraan permintaan produk

d.      Lama waktu pelaksanaan tugas

Kesulitan yg lazim dihadapi :

a.       Identifikasi tujuan pelanggara jadwal kerja

b.      Adanya jenis dan jumlah serta urutan pekerjaan

Solusi :

a.       Kurangi variasi produk

b.      Kurangi jumlah variasi konsumen

c.       Mengadakan sub kontrak

d.      Minimalkan unit produksi pihak lain

e.      Disiplin kerja

f.        Lokasi pabrik yg dekat ke daerah

C.      Pembebanan Operasi

Merupakan volume pekerjaan yg ditetapkan untuk mesin/operator. Pembebanan terkait besarnya kuatitas dlm jangka waktu tertentu.

3 Jenis beban kerja :

a.       Beban berlebihan ( Beban kerja > Kapasitas )

b.      Beban Penuh ( Beban = Kapasitas )

c.       Beban Kurang ( Beban < Kapasitas )

D.      Metode Penjadwalan

a.       Metode Jalur Kritis

Adalah Rangkaian kegiatan yg harus dikerjakan tepat waktu dgn menghitung waktu yg lama (EET) dgn waktu yg cepat (LET). Metode yg cocok untuk proyek borongan (Jalan Raya, Gedung, dll)

b.      Metode Cabang & Batas

Proses yg dikerjakan dlm satu proyek yg dikerjakan oleh kelompok yg telah mendapat tugas sebelumnya. Cocok untuk Kelompok.

c.       Metode keseimbangan lini

Cocok untuk jadwal proyek uni tuggal. Dgn syarat :

                                         i.            Tahapan pekerjaan dlm produksi

                                        ii.            Waktu tahapan

                                      iii.            Waktu penyerahan barang

                                      iv.            Bahan baku yg dibutuhkan

d.      Metode perencanaan kebutuhan

Metode yg digunakan perencanaan pengadaan bahan2 untuk kelancaran produksi.

e.      Metode Ketepatan waktu

Metode produksi yg mengembangkan untuk produksi masa. Contoh : Industri Toyota

f.        Metode Technology yg dioptimalkan (OPT)

Hampir sama dgn JIT. Yang membedakan JIT = Cara Manual, OPT = Otomatis.

MANAJEMEN PERSEDIAAN

A.      Peran Serta Persediaan Dlm Operasi Bisnis

Dlm kegiatan manufacturing, dikenal jenis2 persediaan :

a.       Bahan Baku

b.      Bahan Pembantu

c.       Barang & Jasa

d.      Barang Jadi

e.      Persediaan Suku Cadang

B.      Fungsi & Tujuan Persediaan

Pengelolaan persediaan dilakukan oleh perusahaan karena :

a.       Alasan ketidakpastian

b.      Alasan pasokan

c.       Alasan Tenggang waktu pemesanan

Tujuan persediaan

a.       Layanan terbaik bagi pelanggan

b.      Memperlancara proses produksi

c.       Antisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan

d.      Menghadapi kemungkinan terjadinya fluktuasi harga

C.      Pembuatan Keputusan Dlm Mnj. Persediaan

Sasaran akhir Mnj. Persediaan adalah meminimalkan biaya dlm berbagai tingkat perserdiaan.

Meminimalkan biaya persediaan :

                           i.            Mencari bahan yg relatif rendah

                          ii.            Pembelian bahan dlm partai besar

                        iii.            Pengangkutan bahan dlm alat angkut yg maksimal.

Persoalan yg dihadapi :

                       i.            Kapan waktu untuk melakukan pesanan

                     ii.            Jumlah yg harus dipesan

                    iii.            Waktu pemesanan kembali

Solusi dgn pendekatan :

a.       Re-Order Point (Titik Permintaan Kembali )

Pendekatan ini membutuhkan data tentang jumlah persediaan tetap untuk setiapkali melakukan pemasaran.

 

b.      Pendekatan Pinjauan Periodik

Pendekatan ini bersifat order periode system, dimana jumlah/tingkat persediaan ditinjau pada interval waktu yang sama.

Berapa jumlah yg dipesan, dgn rumus :

Q = TPM – P – JSP – PLT

Q = Jumlah pemesanan kembali

TPM = Tingkat persediaan maksimum

P = Persediaan yg ada sekarang

JSP = Jumlah bahan yg sedang dipesan

PLT = Permintaan selama tenggang waktu pemesanan

Dua pendekatan diatas mempunyai konsekuensi :

                                  i.            Stock Out terjadi bila permintaan selama Lead time melebihi jumlah persediaan

                                ii.            Stock Oit terjadi bila pemesanan baru diterima setelah melebihi lead time

c.       Pendekatan Requritment Planing

Adalah pendekatan kebutuhan bahan yg dirancang sedemikian rupa untuk tujuan persediaan barang dlm jumlah & waktu yg tepat pada biaya yg paling ekonomis.

D.      Unsur biaya dlm keputusan persediaan

a.       Biaya Pemesanan

b.      Biaya penyimpanan

c.       Biaya kekurangan persediaan

Terjadi jka persedian tdk ada pada saat dibutuhkan untuk proses produksi.

d.      Biaya barang/bahan

Harga yg harus dibayar untuk item yg telah dibeli.

e.      Biaya yg dikaiktak dgn kapasitas

Ini timbul akibat adanya perubahan kapasitas produksi

PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI MANJ. PERSEDIAAN

A.      Perencanaan Persediaan

Mencakup perumusan & penetapan berbagai langkah yg akan ditempuh dlm mengelola persedian ( 5W 1H).

Kreteria memilih alternatif pengadaan bhan baku :

a.       Tampilan produk dikehendaki perusahaan

b.      Biaya efektif pengadaan bahan

c.       Besarnya biaya pengolahan bahan baku.

Kreteria perencanaan

a.       Kesanggupan sumber penghasil bahan

b.      Frekuensi pengadaan bahan

c.       Kelancaran pengangkutan bahan

d.      Daya tahan bahan

e.      Daya tampung gudang

f.        Kemampuan fasilitas penggudangan

B.      Pengorganisasian Persediaan

Meliputi, Perumusan tugas, pengelompokan tugas, distribusi pendelegasian & wewenang. Scara garis besar meliputi :

a.       Merancang stuktur organisasi

b.      Mengadakan pendelegasian wewenang

c.       Menetapkan tata hubungan wewenang

d.      Menetapkan tugas pekerjaan secara perorangan

C.      Fungsi Pelaksanaan

Fungsi eksekutif yg bersngkutan dgn menempatkan & menggerakan orang-orang. Meliputi :

a.       Menentapkan & membina para petugas

b.      Memberikan perintah2 kerja

c.       Koordinasi kerja

d.      Motivasi kerja

D.      Pengendalian Persediaan

a.       Evaluasi hasil pelaksanaan kerja

b.      Melakukan perbandingan thd mutu pelaksanaan kerja

c.       Melakukan langkah2 perbaikan.

Tujuan pokok pengendalian adalah,  menjamin ketersediaan bahan baku secara memadai.

MATERIAL HANDLING (Penanganan Bahan)

A.      Pengertian

Kegiatan mengangkat, mengangkut, dan meletkan bahan yg dibutuhkan diterima di pabrik sampai pada saat bahan-bahan yg sudah diolah menjadi barang jadi.

B.      Tujuan

Untuk kelancaran proses produksi cz berkaitan dgn proses produksi

C.      Biaya MH

Biaya besar lebih dari 50%, cz sulitnya menghitung biaya cz cukup besar. Maka perlu memperbaiki kegiatan tersebut.

Pengelompokan berdasar keterkaitan biaya dgn unsur2 biaya produksi :

a.       Kegiatan menyediakan bahan2 ditempat kerja

b.      Keg. Riil pabrikasi pengolahan barang

c.       Keg. Memindahkan barang ditempat kerja

Biaya MH terdiri :

a.       Upah pemindahan bahan

b.      Biaya investasi untuk pemindahan bahan

c.       Biaya yg tdk dpat dipisahkan sehingga masuk ke biaya produksi.

D.      Upaya efisiensi dlm MH

Sumber2 pemborosan

a.       Adanya keterlambatan dlm aliran bahan2 yg sedang/akan dikerjakan dlm proses produksi

b.      Seringkali dihandel nya hasil2 proses tambahan & barang2 sisa proses produksi

c.       Pemindahan bahan2 di tempat pengiriman membtuhkan waktu yg lama

d.      Pemborosan dlm pengendalian bahan di bag pemeliharaan.

E.       Langkah2 yg dpat dilakukan untuk menekan biaya MH

a.       Penguranagn MH

b.      Pekerjaan MH yg tdk dpat dihindari harus dpat diminimalisasikan

c.       Alt MH dipilih berdasar pertimbangan efektif & efisien

d.      Pekerjann MH direncanakan dgn baik

e.      Analisi thd jenis peralatan yg sesuai

f.        Rencana pengadaan MH perlu dikomunikasikan dgn semua pihak

F.       Bagian/Unit kegiatn yg menangani MH

Perusahaan Khusu, oleh bagian khusus. Perusahaan Kecil, oleh sub bagian produksi.

Bagian MH bertugas :

a.       Penelitian/Analisa MH

b.      Pengujian thd alat2 MH

c.       Memberikan arahan tentang perbaikan yg perlu dilakukan

Upaya koordinasi dibidang produksi :

a.       Product by design (Produk direncakan)

b.      Plant By Layout (Penataan unit kerja)

c.       Production Planing (Urutan Proses Produksi)

d.      Pengepakan

G.     Keuntungan MH yang efisien

a.       Biaya MH Murah

b.      Hasil produksi banyak

c.       Mengurangi timbulnya waktu yg tdk produktif & Kecelakaan kerja

d.      Menaikan semangat kerja karyawan

H.      Peralatan MH

a.       Peralatan tetap

Yg digunakan dlm proses produksi tdk berubah-ubah, dgn ciri :

                                     i.            Ditentukan oleh proses produksi

                                   ii.            Sifatnya tetap

                                  iii.            Mesin yg mekanik (Listrik)/ otomatis

b.      Peralatan fleksibel

Untuk berbagai macam MH, dgn ciri :

                                     i.            Tdk tertgantung dari proses produksi

                                   ii.            Untuk berbagai macam produksi

                                  iii.            Mesin manual

I.        Unsur2 MH

a.       Tempat luas

b.      Tempat penyimpanan setengah jadi efektif

c.       Merancang teknis pemindahan bahan

d.      Membentuk pos2 pengawasan

e.      Mengurangi setiap gerak yg melawan gerak kerja

f.        Merencankan tugas2 pd akhir kerja

g.       Membangun lantai2 yg kuat

======================================================================

PENGAWASAN KWALITAS

A.      Pengertian Mutu

Pandangan produsen : Perpaduan dari berbagai macam faktor yang terdapat dalam barang.

Pandangan Konsumen : Sesuatau yang terdapat pd barang/jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen.

Menurut ISO : Keseluruhan Ciri merk yang memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan baik dinyatakan tegas/tersirat.

B.      Faktor Yang Mempengaruhi Mutu

a.       Mutu barang/Jasa, hendak disesuaikan dengan fungsinya

b.      Wujud Luar, Wujud luar terlihat dari bentuk, warna, susunan

c.       Biaya untuk menghasilkan barang

C.      Biaya Mutu

a.       Biaya Pencegahan (Preventive Cost)

Biaya yang dikeluarkan dalam upaya untuk mencapai mutu tertentu untuk mencegah dihasilakan barang cacat

Dalam kelompok ini terdapat :

1.       Biaya perencanaan mutu & pengawasan Produk

2.       Biaya pengadaan & pemasangan alat2/Fasilitas yang dibutuhkan

3.       Biaya latihan para karyawan

b.      Biaya Penaksiaran (Appesial Cost)

Biaya yang dibutuhkan untuk pengendalian, terdiri dari :

1.       Biaya pengecekan bahan

2.       Biaya pemeriksaan & penilaian mutu

3.       Biaya pengecekan mutu

4.       Biaya lain-lain

c.       Biaya kegagalan (Faild Cost)

Meliputi biaya yang disebabkan oleh faktor internal yang terjadi pada saat pengolahan, terdiri dari :

1.       Biaya untuk memperbaiki barang yang cacat

2.       Biaya yang timbul karena dihasilakn barang yang cacat

3.       Biaya untuk membeli bahan yang tidak digunakan

4.       Biaya penelitian & perbaikan thd kondisi produksi

D.      Perumusan Kebijakan Tentang Mutu

Hal yang terkait kebijakan mutu :

a.       Proses pembuatan,

b.      Aspek penjualan, mutu barang disesuaikan dgn konsumen

c.       Perubahan permintaan konsumen, harus disesiakan dgn pasar

d.      Peranan Inspeksi, usaha memperbaiki sesuai standar

e.      Lingkup perumusan kebijakan, mempertimbangkan penelitian mutu harus dilakukan pada setiap tahapan rangkaian proses produksi

Pada dasarnya upaya pengawasan mutu produk dapat dilakukan pada saat :

a.       Bahan akan diproduksi

b.      Bahan setengan jadi

c.       Bahan telah selesai produksi

3 Hal ini Total Quality Control (TQC)

E.       Tujuan Pengawasan Mutu Produk

a.       Barang mencapai standar mutu

b.      Biaya pengawasan, design produk, produksi seminimal mungkin

c.       Daya saing pasar

d.      Minimalakn kesalahan

e.      Menjaga Kwalitas Barang

f.        Mengetahui keluhan konsumen

g.       Menjaga citra perusahaan

F.       Tanggung jawab Pengawasan Mutu

a.       Pengawasan Atas Bahan

b.      Pengawasan atas setiap rangkaian proses produksi

c.       Pengawasan terakhir sebelum pengiriman

d.      Penelitian tdp berbagai kesalahan.

PERANAN RISET & PENGEMBANGAN DALAM UPAYA PENINGKATAN MUTU PRODUK

A.      Manfaat

Posisi produk adalah meningkatkan perhatian pada produk, ukurannya bisa dilihat dari daya saing & daya beli konsumen.

Manfaat :

a.       Mutu produk lebih unggul serta kegunaan lebih tinggi

b.      Design & tampilan produk lebih menarik

c.       Pengembangan teknologi produksi lebih rendah

d.      Pengembangan Manaj Bisnis serta keterampilan SDM

B.      Peranan Mutu Dalam Persaingan

a.       Tampilan Fisik Produk merupakan tampilan produk

b.      Mutu/Kwalitas produk.

Mutu ada 2 sudut pandang
1. Konsumen : Memenuhi Harapan/Kebutuhan

2. Produsen : Perpaduan komposisi teknis yang membentuk spesifikasi barang

C.      Perana Riset dalam peningkatan kwalitas Produk

Hasil penelitian terdiri dari :

a.       Pengembangan Manaj. Perusahaan

Dapat dilihat dari pengembangan sistem perencanaan, informasi sehingga produk berkwalitas

b.      Pengembangan Produk & Teknologi

Dapat dilihat dari bahan2 lebih hemat, mutu produk baik, produksi efisien, teknologi canggih, biaya produksi kecil

Hasil kegiatan penelitian dapat diukur :

a.       Deferensiasi Produk

b.      Biaya produk rendah

c.       Meningkatnya faktor kunci keberhasilan

d.      Capaian posisi keunggulan sgb pioner

e.      Perbaikan struktur industri

f.        Grafik

 

V = Volume

D = Deferensiasi

Keunggulan komparatif = Pemilik modal kuat, Teknologi Maju, Sumber Bahan Baku, SDM Unggul.

Penerapan Teknoligi dengan alasan :

a.       Mempertahankan & mengembangkan kegiatan bisnis

b.      Menggerakan bisni baru

c.       Tingkat produksi yang sudah ada

Langkah Adopsi transfer teknologi

a.       Penetapan pengetahuan yang dibutuhkan

b.      Pembuatan keputusan tata pelaksana kegiatan adopsi

c.       Implementasi kegiatan adopsi teknologi

d.      Pengendalian upaya adopsi

PEMELIHARAAN FASILITAS PABRIK & KEHANDALAN PRODUK

A.      Keterkaitan Pemeliharaan Fasilitas & Kehandalan Produk

Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga mesin agar dapat digunakan

Unsur produk handal :

a.       Mesin handal

b.      Proses Operasi Handal

c.       Mesin Terpelihara

Keterkaitannya adalah PEMELIHARAAN FASILITAS & JAMINAN PEMELIHARAAN MESIN

Siklus hidup Produk

Kehandalan Produk (Reability) = Daya tahan suatu produk terhadap kerusakan dan memberikan manfaat

B.      Tujuan Kebijakan Pemeliharaan Fasilitas

a.       Menciptakan kemungkinan produk yang dikehendaki (Tidak Cacat)

b.      Memaksimalkan kapasitas produksi dan penggunaan peralatan yang ada

3 Jenis kapasitas :

1.       Kapasitas Penuh, sesuai permintaan pasar

2.       Kapasitas Kurang, tdk sesuai permintaan pasar

3.       Kapasiast Normal,

c.       Menjamin keamanan penggunaan perlatan pabrik

d.      Memaksimalkan usia ekonomis peralatan pabrik

e.      Mengurangi timbulnya kerusakanh peralatan

f.        Menekan kemungkinan terjadinya gangguan kelancaran proses produksi

OVERHAUL = Kegiatan kerja yang dilakukan sebelum terjadinya hambatan.

Dampak overhaul  : Pemeliharaan peralatan (+) dan Produksi yang dihasilkan (-)

2 Jenis kegiatan pemeliharaan :

1.       Kegiatan pemeliharaan setelah pemeliharaan mengalami kemacetan

2.       Kegiatan bersifat Preventif.

Kegiatan ini dilakukan atas dasar :

a.       Berdasar beban kerja

b.      Berdasar waktu

c.       Berdasar kelenggangan waktu

d.      Berdasar Kondisi yang direncanakan

C.      Dampak Dari Kehandalan Produk

Secara umum produk menghasilkan kwalitas ( Tinggi, menengah, Rendah).

Upaya menjamin kehandalan produk :

a.       Produk menggunakan design standar (Sempit = corak/Model & Luas= Semua faktor)

b.      Produk menggunakan sederhana

c.       Produk menggunakan komponen yang memiliki daur hidup yang tinggi

d.      Pembuatan produk dilakukan dgn proses produksi yang terjamin kehandalannya

Faktor penyebab kegagalan produk :

a.       Faktor kelemahana bahan, proses produksi, design

b.      Faktor kesalahan penggunaan

MODEL JAMINAN MUTU STANDAR ISO 9000

A.      Perkembangan Upaya Pengendalian Mutu

Latar Belakang :

1.       Pentingnya menjaga mutu produk

2.       Mengawasi & Akreditasi Produk

3.       Hubungan Bilateral

B.      Manfaat ISO 9000

1.       Internal

a.       Perusahaan mendapat pegangan untuk standarisasi

b.      Hemat biaya

c.       Peningkatan efisiensi

d.      Produktifitas

2.       Eksternal

a.       Kepercayaan konsumen

b.      Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Keunggulan penerapan ISO 9000

1.       ISO bersifat antisifasif, menerapkan syarat prosedur dan dokumentasi yang ketat

2.       ISO bersifat Adaftif, mudah menyesuiakan

3.       ISO bersifat informatif

Tujuan utama ISO = meningkatkan kemampuan suatu produk dlm menghadapi persaingan

Langkah2 mendapat ISO

1.       Kebijakan tentang mutual mutu

Tentang teknis pengendalian antisifatif, aktifitas bisnis, Stuktur Organisasi, Kebijakan mutu perusahaan, TOR

2.       Kebijakan Prosedur Operasi Perusahaan

Tentang prosedur operasi untuk memperkuat kebijakan mutu

3.       Kebijakan tentang support dokumen

Tentang pelaksanaan pekerjaan, supervisi perintah kerja, Standar jam kerja, Manual Operasi.

                 Tahapan kegiatan perusahaan

1.       Tahap Adopsi

Mengetahui, memahami, menyakini thd tujuan ISO 9000

2.       Tahap persiapan

Melakukan seleksi konsultan, Lingkup sertifikiasi, menetapkan manajger, dan audit muu

3.       Tahap pengembangan

Menanampakan pengeritna ISO kpd karyawan, Kebijakan mutu, menyusun rencana mutu, menetapkan standar mutu, prosedur kerja, SDM, Tim Audit internal

4.       Tahap Implentasi

Pendistribsian dokumen, perekaman data kegiatan, pemeriksaan tim audit, umpan balik kegiatan, tinhajuam menajeman

5.       Assersmen (Penilaian)

Thd peluang perusahaan mendapat sertifikasi.

C.      Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000

Agar berhasil dalam memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi, perlu untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi tersebut dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat dicapai melalui implementasi dan pemeliharaan sistem

manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak berkepentingan. Pengelolaan organisasi mencakup manajemen mutu di antara disiplin manajemen yang Iainnya. Berikut 8 Prinsip manajemen Mutu ISO 9000

1.       Fokus pada pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggannya sehingga hendaknya memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan mendatang, serta memenuhi dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

2.       Kepemimpinan

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara Iingkungan internal dimana orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian sasaran organisasi.

3.       Keterlibatan orang

Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi.

4.       Pendekatan proses

Hasil yang dikehendaki tercapai Iebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.

5.       Pendekatan sistem pada manajemen

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem, memberi sumbangan untuk efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasarannya.

6.       Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap dari organisasi.

7.       Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.

8.       Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung; dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

D.      Ruang Lingkup Manajemen Mutu ISO 9000

Standar manajemen mutu ISO 9000 ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu, yang merupakan subjek kelompok ISO 9000, dan menetapkan istilah terkait. Ruang lingkup manajemen mutu ISO 9000 ini berlaku untuk:

1.       organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi suatu sistem manajemen mutu;

2.       organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa persyaratan produk mereka akan dipenuhi;

3.       pemakai produk;

4.       pihak berkepentingan yang memerlukan kesepahaman terhadap  istilah yang digunakan dalam manajemen mutu (misalnya pemasok, pelanggan, regulator);

5.       mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang mengases sistem manajemen mutu atau mengaudit kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001 (misalnya auditor, regulator, lembaga sertifikasi / registrasi);

6.       mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu;

7.       pengembang standar terkait.

E.       Pendekatan Sistem Manajemen Mutu

Suatu pendekatan untuk penyusunan dan penerapan suatu sistem manajemen mutu  terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

1.       menentukan kebutuhan dan harapan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan;

2.       menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu organisasi;

3.       menentukan proses dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu;

4.       menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk rnencapai sasaran mutu;

5.       menetapkan metode untuk mengukur efektivitas dan efisiensi tiap proses;

6.       menerapkan pengukuran ini untuk menentukan efektivitas dan efisiensi tiap proses;

7.       menentukan sarana pencegahan ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebabnya;

8.       menetapkan dan menerapkan proses perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu

F.       Persyaratan Sertifikai ISO 9000

1.       Tanggung Jawab Manajemen

a.       Kebijakan mutu harus ditetapkan, didokumentasikan, dipahami, diterapkan dan dipelihara.

b.      Tanggung jawab dan wewenang untuk semua personil menentukan, mencapai dan pemantauan mutu harus diidefinisikan.

c.       Sumber daya perusahaan didefinisikan, dilatih dan didanai.

d.      Seseorang yang ditunjuk manajemen melihat bahwa program Q91 diimplementasikan dan dipelihara.

2.       Sistem Mutu

a.       Prosedur harus disiapkan.

b.      Prosedur harus diterapkan.

3.       Kontrak Ulasan

Kontrak yang masuk (dan pesanan pembelian) harus dikaji untuk melihat apakah persyaratan yang ditentukan secara memadai, setuju dengan tawaran dan dapat diberikan.

4.       Desain Kontrol

a.       Proyek desain harus direncanakan.

b.      Parameter input desain harus ditetapkan.

c.       Desain output, termasuk karakteristik produk yang penting harus didokumentasikan.

d.      Desain output harus diverifikasi untuk memenuhi persyaratan dan masukan.

e.      Perubahan desain harus dikendalikan.

5.       Pengendalian Dokumen

a.       Pengadaan dokumen harus dikendalikan.

b.      Distribusi dokumen harus dikendalikan.

c.       Perubahan dokumen harus dikendalikan.

6.       Pembelian

a.       Subkontraktor Potensi dan sub-pemasok harus dievaluasi untuk kemampuan mereka untuk menyediakan persyaratan yang dinyatakan.

b.      Persyaratan harus didefinisikan secara jelas dalam kontrak data.

c.       Efektivitas sistem jaminan kualitas subkontraktor harus dikaji.

7.       Bahan Pelanggan-Disediakan

Setiap bahan pelanggan yang dipasok harus dilindungi terhadap kehilangan atau kerusakan.

8.       Produk Identifikasi & Pelacakan

Produk harus diidentifikasi dan dilacak, posisi atau banyaknya selama semua tahapan produksi, pengiriman dan instalasi.

9.       Process Control

a.       Proses produksi harus ditetapkan dan direncanakan.

b.      Produksi harus dilakukan dalam kondisi yang terkendali: instruksi didokumentasikan, kontrol dalam-proses, persetujuan proses dan peralatan, dan kriteria untuk pengerjaan.

c.       Proses khusus yang tidak dapat diverifikasi setelah fakta harus dipantau dan dikendalikan seluruh proses.

10.   Inspeksi dan Pengujian

a.       Bahan yang masuk harus diperiksa atau diverifikasi sebelum digunakan.

b.      Pemeriksaan dalam proses dan pengujian harus dilakukan.

c.       Pemeriksaan akhir dan pengujian harus dilakukan sebelum rilis produk jadi.

d.      Data inspeksi dan pengujian harus disimpan.

11.   Inspeksi / Pengukuran / Alat Uji

a.       Peralatan yang digunakan untuk menunjukkan kesesuaian harus dikendalikan dan dipelihara.

b.      Mengidentifikasi pengukuran harus dibuat.

c.       Mengidentifikasi instrumen yang terkena dampak.

d.      Berkala memeriksa

e.      Menilai validitas pengukuran jika ditemukan

f.        Kontrol kondisi lingkungan di laboratorium metrologi.

g.       Ketidakpastian pengukuran dan kemampuan peralatan harus diketahui.

12.   Inspeksi dan Status Uji

a.       Status inspeksi dan pengujian harus dipertahankan

b.      Data harus menunjukkan siap dirilis sesuai produk.

13.   Pengendalian konforman Produk

a.       Produk yang tidak sesuai harus dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja atau instalasi.

b.      Review dan disposisi produk yang tidak sesuai harus diformalkan.

14.   Tindakan Perbaikan

a.       Soal penyebab harus diidentifikasi.

b.      Masalah spesifik dan penyebabnya harus dikoreksi.

c.       Efektifitas tindakan korektif harus dinilai.

15.   Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan & Pengiriman

a.       Prosedur untuk penanganan, penyimpanan, pengemasan dan pengiriman harus dikembangkan & dipelihara.

b.      Penanganan kontrol akan mencegah kerusakan dan kemerosotan.

c.       Penyimpanan yang aman harus disediakan. Produk dalam stok harus diperiksa untuk kerusakan

16.   Pengemasan, pelestarian dan proses penandaan harus dikendalikan.

Kualitas produk setelah pemeriksaan akhir harus dipelihara. Ini mungkin termasuk kontrol pengiriman

17.   Kualitas Data

Catatan mutu harus diidentifikasi, dikumpulkan, diindeks, diajukan, disimpan, dipelihara dan didisposisi.

18.   Audit Mutu Internal

a.       Audit harus direncanakan dan dilakukan.

b.      Hasil audit harus disampaikan kepada manajemen.

c.       Setiap kekurangan yang ditemukan harus dikoreksi

19.   Latihan

a.       Kebutuhan pelatihan harus diidentifikasi.

b.      Pelatihan harus disediakan.

c.       Beberapa tugas mungkin memerlukan individu berkualitas.

d.      Catatan pelatihan harus dipelihara.

20.   Pelayanan

a.       Kegiatan Pelayanan harus dilakukan untuk prosedur tertulis.

b.      Kegiatan Pelayanan harus memenuhi persyaratan.

21.   Teknik statistik

a.       Teknik statistik harus diidentifikasi.

b.      Teknik statistik harus digunakan untuk memverifikasi akseptabilitas kemampuan proses dan karakteristik produk.

G.     Langkah Teknis Persiapan Sertifikasi ISO 9000

Berikut ini contoh langkah teknis persiapan mendapat sertifikasi ISO 9000. Secara garis besar langkah untuk mendapat persyaratan produk dapat dirinci sebagai berikut :

1.       Permohonan Sertifikasi

Pemohon diharuskan mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi Produk yang telah disediakan yang diajukan kepada Kepala Badan Sertifikasi.

2.       Penilaian Sistem Manajemen Mutu

Penilaian Sistem Manajemen Mutu diharuskan untuk pemohon yang mengajukan permohonan sertifikasi produk. Hal ini berarti pomohon diharuskan untuk implementasi / menerapkan sistem manajemen mutu menurut SNI 19-9000 / ISO 9000

3.       Penilaian Laboratorium

Penilaian laboratory uji diharuskan. Apabila pemohon memiliki laboratorium uji dan melaksanakan pengujian sendiri maka laboratorium uji  tersebut harus memenuhi persyaratan (implementasi / menerapkan) SNI 19-17025/ISO 17025.

4.       Pengambilan Contoh Uji

Pengambilan contoh uji dilaksanakan oleh personil LSPr (Lembaga Sertifikasi Produk).

5.       Pengujian Contoh Uji

Pengujian dilaksanakan oleh lembaga / lab.uji eksternal atas nama LSPr. Pemohon dapat melaksanakan pengujian di lab uji milik pemohon atau di lab.uji eksternal yang ditunjuk oleh pemohon, asalkan lab.uji tersebut memenuhi persyaratan SNI 19-17025 / ISO 17025

6.       Evaluasi

Evaluasi dilakukan terhadap seluruh rangkaian kegiatan sertifikasi dengan memperhatikan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

7.       Follow-Up

Apabila hasil evaluasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan, dilakukan penilaian ulang sesuai dengan ketidaksesuaian yang timbul.

8.       Keputusan Sertifikasi

Manajemen LSPr akan memutuskan sertifikasi setelah semua tahapan prosedur sertifikasi dilaksanakan dan dilengkapi dengan laporannya.

9.       Bukti Kesesuaian

Bukti kesesuaian yang diterbitkan oleh LSPr adalah "Sertifikat Produk"

10.   Survailen

Survailen dilaksanakan minimal sekali dalam setahun dan total survailen tiga kali sejak tanggal berlakuknya sertifikat. Survailen meliputi : Penilaian sistem manajemen mutu dan laboratorium uji, pengambilan contoh uji, pengujian dan evaluasi.

11.   Sertifikasi Ulang

Sertifikasi ulang dilaksanakan setiap 4 (empat) tahun sekali. Pelaksanaan dan persyaratan sertifikasi ulang sama seperti dengan pelaksanaan sertifikasi awal.

Itulah garis besar untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9000, namun untuk dapat memahami lebih rinci mengenai persiapan sertifikasi ISO 9000 berikut disajikan langkah-langkahnya :

a)      Langkah Pra Persiapan

Pada tahapn ini tentukan steak holder, administrasi, keuangan, Alokasi waktu, dan SDM.

Manajemen                      : Pimpinan Perusahaan & Direksi

Alokasi Anggaran            : Rp. 100.000.000

Alokasi Waktu  : 6 Bulan

Konsultan Sertifikasi      : BSNI

Jumlah Staff                      : 20 Orang

b)      Langkah Persiapan

Pada Tahapan ini, perusahaan menyiapkan segala hal dan harus didokumentasikan. Berikut yang perlu disiapkan

ü  Mengidentifikasi tupoksi unit/lembaga

ü  Mengidentifikasi proses bisnis

ü  Menetapkan visi, misi, kebijakan mutu, dan sasaran mutu

ü  Menetapkan quality plan (5 tahunan)

ü  Menetapkan program kerja tahunan

ü  Menyusun organisasi unit

ü  Membuat uraian jabatan/job description

ü  Membuat matriks kompetensi pegawai

ü  Membuat panduan/manual mutu

ü  Membuat prosedur

ü  Membuat instruksi kerja

ü  Membuat catatan mutu/borang/formulir, dll

ü  Mengerahkan sumber daya pendukung

ü  Sosialisasi sistem manajemen mutu

ü  Pelatihan audit internal

ü  Audit internal

c)       Langkah Pengajuan

Jika semua persiapan telah sempurna, maka team sertifikasi mengajukan ke badan sertifikasi.

ü  Melakukan rapat tinjauan manajemen yang membahas (hasil pengukuran kepuasan, pencapaian sasaran mutu, penanganan ketidaksesuaian, compliment, koreksi, tindakan koreksi, dan tindakan pencegahan)

ü  Pre audit (mengundang audit external non auditor ISO)

ü  Menyerahkan dokumen ISO ke badan  sertifikasi

d)      Langkah Pasca Pengajuan dan Evaluasi

Langkah ini diperlukan untuk mengevaluasi jika ada kekurangan dan sambil menunggu keluarnya sertifikasi.

ü  Memperbaiki dokumen

ü  Pre audit

ü  Perbaikan temuan pre-audit

ü  Audit final

ü  Penyerahan sertifikat ISO

ü  Persiapan surveilance audit (pengukuran pencapaian sasaran mutu, RTM)

ü  Pre-audit

ü  Surveilance audit

H.     Kiat dan Tips Mendapat Sertifikasi ISO 9000

Banyak perusahaan/Instansi/Lembaga gagal mendapat sertifikasi baik itu karena memang baru pertama kali mengajukan sertifikasi atau karena human errror (Kesalahan Manusia). Untuk itu berikut tips yang baik untuk mendapat sertifikasi ISO 9000

1.       Top Manajemen harus memahami betul klausul ISO

2.       Top manajemen harus peduli mutu dan terjun langsung menangani ISO

3.       Top manajemen bekerja bersama-sama dengan staf termasuk dalam lembur

4.       Tetapkan sasaran mutu dengan mengacu kepada kriteria tertentu seperti: BSNI, ASEAN Quality Network, THE-QS (QS Stars, atau kriteria WCU lainnya) agar ISO dapat meningkatkan kualitas

5.       Buat prosedur berdasarkan atas praktik yang selama ini dilakukan (say what we do, do what we say)

6.       Jangan mempersulit diri sendiri dengan membuat prosedur yang tak dapat dilakukan

7.       Lengkapi setiap prosedur dengan barang yang diperlukan

8.       Setelah prosedur selesai dibuat segera disosialisasikan dan diimplementasikan. Jangan menunggu prosedur lain siap

9.       Buat prosedur untuk setiap proses bisnis yang kita lakukan seperti

10.   Sosialisasikan semua prosedur yang telah dibuat dan beri contoh implementasinya.

11.   Lakukan semua kegiatan yang dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah dibuat.

12.   Simpan catatan mutu pada folder yang telah disediakan.

13.   Beri penghargaan pada semua staf berdasarkan kontribusi masing-masing

14.   Sikapi secara positif setiap saran dari konsultan atau auditor

15.   Ikuti apa yang disarankan oleh konsultan atau auditor sesuai jadwal yang telah disepakati